Boeken Kas/Bank
Hierna volgt de handleiding van het onderdeel: Boeken Kas & Bank(en) waarbij wij uitgaan van de volgende situatie:
- wij hebben een CANON Pixma printer gekocht bij MediaMarkt;
- wij hebben betaald met onze pinpas van de ING;
- wij hebben keurig een factuur meegekregen;
- wij gaan deze aankoop rechtstreeks boeken in het grootboek;
- wij gaan deze aankoop niet opnemen in het inkoopboek;
- wij willen de factuur scannen en dus koppelen aan de boeking;
|
Picto- gram |
Beschrijving |
Voor- beeld |
| Na het inloggen als gebruiker gaat u naar Grootboek administratie, Boeken Kas/Bank |
|
|
|
Voordat u kunt beginnen met boeken, kiest u het dagboek waarop geboekt moet gaan worden. U doet dat door op de regel van het betreffende dagboek te gaan staan en er dubbel op te klikken of door eenmaal klikken gevolgd door V |
|
|
Nadat u het dagboek gekozen heeft, klikt u in de bovenbalk op het getoonde pictogram. De jaar/periode wordt automatisch gevuld met de gegevens uit Basis, Algemene besturing, Tabblad Financieel. |
|
|
U kunt de periode wijzigen door het klikken op het getoonde pictogram of door de periode handmatig in te geven. |
|
|
Vervolgens klikt u op het pictogram voor automatisch volgend boekstuk. Natuurlijk mag u een ander boekstuk ingeven maar daardoor loopt u de kans een reeds bestaand boekstuk in te voeren! Overigens: het ingeven van een eigen boekstuk mist elke redelijke grondslag! |
|
|
De boekdatum zal standaard de systeemdatum zijn, maar deze kunt u wijzigen door een andere datum in te geven of te selecteren. |
|
|
U klikt op het getoonde pictogram in de bovenbalk om de gegevens vast te leggen. Wij gaan nu vervolgen met het invoeren van de boekingen, waarbij wij de verschillende types boekingen hierna uitgebreid zullen beschrijven. | |
|
Als u per ongeluk een verkeerd boekstuknummer en/of periode heeft gebruikt, kunt u het boekstuknummer m.b.v. het getoonde pictogram het boekstuk hernummeren c.q. binnen een andere periode laten vallen. Zie verder bij: HERNUMMEREN VAN EEN BOEKSTUK |
|
|
GROOTBOEK BOEKINGEN Wanneer u gekozen heeft om een boeking op een grootboekrekening in te voeren dan geeft u de volgende rubrieken in: - boekingsdatum |
|
|
- rekeningnummer (klikt op het info-pictogram): info rekeningschema - u kiest het grootboekrekeningnummer |
|
|
| De omschrijving van de gekozen grootboekrekening wordt in de kolom: omschrijving zichtbaar gemaakt. U kunt deze omschrijving overschrijven met de door u in te brengen tekst. |
|
|
|
BELANGRIJK In het voorbeeld kunt u zien dat automatisch de omschrijving van de grootboekregel verschijnt. In ons voorbeeld is het slim om de omschrijving van de aankoop in te geven anders krijgen wij (bij informatie mutaties per rekening) alleen maar omschrijving van de grootboekrekening te zien. Wij tikken dus in: CANON Pixma, type: MG4250 |
||
|
|
Via de TAB-toets (of de Enter-toets) stuurt u aan naar de kolom BTW. Via het info-pictogram kunt u de aanwezige BTW-code raadplegen en kiezen. |
|
|
Nu kunt u de boeking maken. Bij een bankboeking gelden de volgende regels: Debet = de grootboekrekeningen worden gedebiteerd (kosten/activa) Credit = er gaat een bedrag Uit In ons voorbeeld boeken wij Debet want de grootboekrekening Computers en Randapparatuur neemt in waarde toe en het banksaldo wordt verlaagd. Automatisch verschijnt het berekende BTW-bedrag en is de boeking compleet! |
|
|
|
|
Door te klikken op het pictogram wordt de boeking afgemaakt en kunt u de volgende regel boeken. |
|
| Automatisch wordt de journaalpost aangemaakt. |
|
|
| Aangezien wij een digitaal archief bijhouden gaan wij nu het boekingsdocument scannen. |
|
SCANNEN VAN EEN DOCUMENT Nadat u op het pictogram heeft geklikt: |
|
| verschijnt het hoofdscherm van de scanner (Zie voorbeeld) |
|
|
| U kunt een scanner kiezen maar veelal is er maar één scanner aanwezig dus u klikt op: Soort document. Zie voorbeeld |
|
|
| Nu hoeft u alleen nog maar een zinvolle omschrijving te geven zodat de scan snel teruggevonden kan worden. |
|
|
|
|
HERNUMMEREN VAN EEN BOEKSTUK U selecteert de goede periode m.b.v. de informatie knop en geeft eventueel een nieuw boekstuknummer in. Vervolgens klikt u op de knop Hernummeren. |
|
|
HERREKENEN VAN EEN BOEKSTUK Als het saldo van uw boekstuk - doordat u bijv. in een voorgaand boekstuk een wijziging heeft aangebracht - niet meer klopt met het dagafschrift, kunt u het saldo laten herrekenen m.b.v. het pictogram Herreken boekstuksaldi. Na herrekenen zou het saldo weer juist moeten zijn. Dit programma telt bij het saldo beginbalans de debet en credit mutaties en komt zo tot een saldo. |
|
|
MAKEN VAN EEN AFSPRAAK U kunt op elk moment een afspraak in de agenda plaatsen dus ook tijdens een boekingsprogramma. Hierna volgt de procedure. |
|
| U klikt op het pictogram en het volgende scherm verschijnt: |
|
|
| Vervolgens klikt u op de agenda (links boven) op de datum dat de afspraak gemaakt moet worden. |
|
|
| Klik nu op de regel naast de gewenste tijd, u zult nu in de agenda zien op welke dag de afspraak is gemaakt en tevens de dag van de afspraak! Op de regel naast de tijd (geel gemerkt) kunt u nu de afspraak omschrijven. Klik 2x op de regel. | ||
| U kunt nu de gemaakte afspraak omschrijven en heeft daarvoor 2 regels tot uw beschikking. Na het klikken op het kruisje (rechts boven) wordt de afspraak in de agenda opgenomen. |
|
|
|
AANMAKEN VAN EEN MEMO Het is handig om een memo aan te maken bij boekingen waarvan u verwacht (of kunt verwachten) dat u vragen krijgt over de boeking van uw accountant/boekhouder of de fiscus. Wij laten nu zien hoe u een dergelijk memo kunt aanmaken. |
|
| Na het klikken op het pictogram verschijnt het invoerscherm en kunt u de memo ingeven. Ook kunt u stukken tekst kopieeren en plakken in de memo. |
|
|
| Uiteraard kunt u een ingegeven memo ook afdrukken. |
|
|
|
ZOEKEN NAAR EEN BOEKSTUK Als u op een later tijdstip een boekstuk wilt inzien dan kunt dat het snelst bereiken door op dit pictogram te klikken. U krijgt dan alle boekstukken te zien en u kunt het gewenste boekstuk selecteren. |
|
|
TUSSENVOEGEN VAN EEN BOEKINGSREGEL Het kan voorkomen dat, indien u meerdere regels geboekt heeft, dat u een boeking tussen 2 andere boekingen wenst tussen te voegen (b.v. om de volorde van het afschrift aan te houden). E.e.a. gaat als volgt. U klikt op het pictogram en het rechts op te roepen scherm verschijnt. Vervolgens kunt u verder boeken zoals hierboven is beschreven. |
|
|
VERWIJDEREN VAN EEN BOEKSTUK Wanneer u, om welke reden dan ook, een boekstuk wenst te verwijderen dan klikt u op dit pictogram. Het volgende scherm verschijnt: --> Waneer u op de rode X klikt dan wordt het boekstuk niet verwijderd. |
|
|
De volgende acties worden uitgevoerd: - het boekstuk wordt verwijderd; - de boekingen worden verwijderd; - de journaalposten worden verwijderd; - de openstaande posten worden teruggezet; |
|
|
AFDRUKKEN BOEKINGSVERSLAG Wanneer u een afdruk wenst te hebben van een ingevoerd dagboek, dan klikt u op het links aangegeven pictogram. Zie voorbeeld. |
|
|
|
Na het klikken op dit pictogram wordt het overzicht afgedrukt. | |
|
AFDRUKVOORBEELD BOEKINGSVERSLAG Wanneer u een afdrukvoorbeeld wenst te hebben van een ingevoerd dagboek, dan klikt u op het links aangegeven pictogram. Zie voorbeeld. |
|
|
|
Na het klikken op dit pictogram wordt het overzicht afgedrukt. |
|
|
Wanneer u het programma wilt verlaten dan klikt u op het afgebeelde pictogram. | |
|
Klik op het afgebeelde pictogram en u heeft de mogelijk om een programma aan te sturen. De volgende opties zijn aanwezig (zie hiernaast) |
|